Receptionist/koordinator

Er knivskarp koordinering en del af dit DNA og elsker du en arbejdsdag med stor afveksling, så er dette job måske noget for dig? Rambølls Facility Management afdeling søger en ny kollega til vores spændende kontorer i Vejle, som en del af Facility Afdelingen skal vores nye kollega sikre at faciliteterne i vores spændende lejemål skaber værdi for vores forretning.

Vores Facility afdeling håndterer driften på alle Rambølls kontorer. Vi har mange forskellige kompetencer i teamet, hvor vi prioriterer samarbejde såvel lokalt internt i huset som på distancen og er ikke længere fra hinanden end et simpelt opkald.

Stillingen søges som en fast ansættelse på mellem 32-37 timer pr. uge. Stillingen vil blive besat som en månedslønnet stilling, hvor timetallet afgøres i samarbejde med kandidaten forud for ansættelsen.

Din profil

• Vant til at have flere forskellige bolde i luften
• Udadvendt og opsøgende
• Ordenssans
• Modenhed til selv at tænke løsninger
• Trives med selvstændige opgaver såvel som samarbejde i teams
•  

Som person har du en positiv og proaktiv tilgang, er tilpasningsdygtig, og du er en holdspiller. Du trives i et uformelt og løsningsorienteret miljø præget af markant vækst og forandring.

Dine kompetencer

• Gerne erfaring som receptionist men ikke et krav - fx fra hotelbranchen
• Trives med en dynamisk hverdag, hvor du selv ved travlhed holder hovedet koldt og fastholder den gode serviceoplevelse
• Mødestabil
• Kan arbejde selvstændigt, har en god ordenssans samt øje for detaljen
• Flair for at arbejde i booking systemer
• Erfaring med Microsoft Office pakken
• Trives med 50%/50% administration / serviceopgaver
• Kan kommunikere på både dansk i skrift og tale
• Evnen til at kunne kommunikere på engelsk i skrift og tale anses som en fordel men ikke et krav

Primære opgaver

• Mødebooking og gæstemodtagelse
• Kontering af fakturaer og behandle ordre i ServiceNow (Rekvisitionssystem)
• Ind- og udgående post
• Koordinering med leverandører til huset
• Koordinering af drift af 2-3 puljebiler
• Koordinerende opgaver for afdelingerne ifm. lokale events (Jubilæum, fødselsdage, DHL, julefrokost, sommerfest osv.)
• Onboarde nye medarbejder
• Samarbejde med FM team i DK
• Supportere afdelingerne med mindre support opgaver
• Mindre husrelaterede serviceopgaver
• Service i tekøkkener
• Rundering i huset

Fast arbejdstid

• Mandag til torsdag 07.30-15.30 & fredag 07.30 – 15.00
• Lukket imellem jul og Nytår samt fredag efter Kristi Himmelfarts dag
• Ferieplaner aftales og koordineres løbende.

Vi tilbyder

• • Konkurrencedygtig løn
• • Fokus på balance mellem arbejde og privatliv
• • Evne til at skabe et netværk i et højt fagligt miljø med mange muligheder for at påvirke dit daglige arbejde

Bliv en del af Global Workplace Management hos Rambøll
Global Workplace Management understøtter Rambølls forretningsenheder og varetager en række opgaver relateret til især bygningsdrift, kontorrelaterede projekter, catering, rengøring, bilflåde, receptionen og site security. Sideløbende med den daglige drift arbejder vi med udvikling og optimering af vores services til ca. 17.000 ansatte på ca. 220 kontorer på tværs af 28 lande verden over. I Danmark administrerer vi 15 lokationer med mere end 4.700 brugere fordelt på mere end 80.000 kvm.

Opstart vil være fra medio/ultimo August og det faste arbejdssted vil være Rambøll, Lysholt Alle 6, 7100 Vejle.

Ansøg inden 10.08.2024… Samtaler vil blive indkaldt og afholdt løbende.