Kaksinkertainen olennaisuus ja yritysten kestävyysraportointia koskeva direktiivi – tähän mennessä opittua

4. Hyödynnetään jo tehtyjä arviointeja ja yrityksen omia asiantuntijoita

Useimpien kaksinkertaisen olennaisuuden arviointia tällä hetkellä suorittavien yritysten olisi pitänyt käynnistää arviointi jo aikaa sitten pystyäkseen saamaan ensimmäisen CSRD-raporttinsa valmiiksi ajoissa. Siksi niillä ei ole kovin paljon aikaa tehdä tutkimusta tai yksityiskohtaisia arviointeja kaikista ESRS-standardien piiriin kuuluvista ESG-aiheista. Jotta lyhyessä ajassa voidaan laatia laadukas arviointi, avainasemassa ovat sisäiset tai ulkoiset asiantuntijat, joilla on kokemusta ja asiantuntemusta alasta ja ESG-aiheista. Toinen prosessia nopeuttava keino on hyödyntää yrityksessä jo tehtyjä arviointeja. Hyötyä voi olla esimerkiksi ilmastonmuutokseen sopeutumista koskevista ilmastoriskien arvioinneista, ilmastonmuutoksen lieventämisen olennaisuusarviointeja varten lasketuista hiilijalanjäljistä, resurssien käyttöön ja kiertotalouteen liittyvistä materiaalivirtojen arvioinneista, ihmisoikeusvaikutusten arvioinneista tai erilaisista sosiaalisista aiheista tehdyistä työntekijäkyselyistä. Tärkeintä on, ettei lähdetä keksimään pyörää uudelleen, sillä suuri osa yrityksen tämänhetkisistä ESG-toimista on käyttökelpoista ja sovellettavissa. Kyse on pikemminkin olemassa olevien käytäntöjen ja prosessien parantamisesta kuin täysin uusien luomisesta.

5. Tarpeeksi aikaa ja riittävän suuri budjetti

Lisäajan ja -budjetin käyttäminen yksityiskohtaiseen kaksinkertaisen olennaisuuden arviointiin maksaa itsensä takaisin. Perusteellisempaan kaksinkertaisen olennaisuuden arviointiin kannattaa sijoittaa lisäresursseja, koska kun arviointi tehdään alusta alkaen oikein, voidaan panna CSRD tehokkaasti täytäntöön ja välttyä jatkossa tekemästä tarpeetonta työtä tai sama työ kahteen kertaan. Jos tietoja on saatavilla vain vähän, yrityksillä on taipumus luokitella olennaisiksi enemmän aiheita kuin olisi tarpeen, jotta ne välttäisivät jatkossa vaatimustenvastaisuudet, jotka johtuvat siitä, että aiheita on raportoitu liian vähän.

Kun asiat tehdään alusta alkaen oikein, voidaan määrittää oikeat suorituskykymittarit, luoda oikeanlaiset järjestelmät tiedonkeruuta ja raportointia varten sekä sisällyttää käytäntöjä päivitettäessä mukaan oikeat aiheet jne.

6. Hyödynnetään nykyisiä riskienhallintakehyksiä

Taloudellisen olennaisuuden arvioinnissa voidaan käyttää yritysten nykyisiä riskienhallintakehyksiä. Yritysten riskienhallinnan arvioinnit perustuvat yleensä taloudellisten vaikutusten suuruuteen ja niiden esiintymistodennäköisyyteen – toisin sanoen samoihin ulottuvuuksiin kuin CSRD:n mukainen taloudellinen olennaisuus. CSRD edellyttää jo monia muutoksia, eikä useimmissa tapauksissa ole tarvetta lisätä täytäntöönpanotaakkaa siten, että otettaisiin käyttöön uusi kehys taloudellisten riskien (ja mahdollisuuksien) arvioimiseksi, kun yrityksillä on jo ESG:n ulkopuolella käytössään hyväksi todettu työkalu täsmälleen samaa tarkoitusta varten.

Joissakin tapauksissa työkaluja on jo sovellettu tiettyihin ESG-aiheisiin, kuten ilmastoon. Lisäksi kun käytetään samaa kehystä, ESG-aiheisiin liittyvät rahoitusriskit ja taloudelliset mahdollisuudet ovat paremmin vertailtavissa ESG:n ulkopuolisten riskien ja mahdollisuuksien kanssa. Vakiintuneen riskienhallintajärjestelmän käyttämisen hyödyt taloudellisen olennaisuuden arvioinnissa ovat siis yleensä suuremmat kuin mahdolliset siihen liittyvät epävarmuustekijät.

7. Helpotetaan auditoijan työtä

Yhteistyö auditoijien kanssa on ratkaisevan tärkeää. He ovat valmiita antamaan kaksinkertaisen olennaisuuden arviointimenetelmälle alustavan hyväksynnän. Täytyy myös muistaa, että auditoijilla itselläänkin on näissä asioissa opittavaa. Vaikka auditoijat eivät ehkä olekaan ihmisoikeuksien tai biologisen monimuotoisuuden asiantuntijoita, heidän auditointiosaamisestaan on merkittävässä määrin hyötyä. Olemme havainneet, että monet auditoijat ovat valmiita tarkistamaan kaksinkertaisen olennaisuuden arviointimenetelmän ennen varsinaista raportin laatimista, mikä auttaa varmistamaan, että menetelmä täyttää CSRD:ssä ja ESRS-standardeissa asetetut monet vaatimukset. Mahdolliset muutokset voidaan tehdä ennen varsinaista arviointia ja raportointia ulkoisen hyväksynnän varmistamiseksi.

Auditoijan työtä ja hyväksynnän antamista edistää myös kaksinkertaisen olennaisuuden tarkistuslista, jossa esitetään yhteenveto keskeisistä vaatimuksista ja siitä, miten yritys noudattaa niitä. Menetelmien ja arvioinnin hyväksyminen kannattaa tehdä auditoijan kannalta helpoksi eikä vaikeuttaa sitä. Tarkistuslistalla, joka sisältää kaikki CSRD:ssä, ESRS:ssä, kymmenessä teemakohtaisessa standardissa ja vastaavissa liitteissä esitetyt kaksinkertaisen olennaisuuden arvioinnin vaatimukset, yritys voi osoittaa, että sillä on kokonaiskuva kaikista vaatimuksista ja siitä, miten se niitä soveltaa. Tämä on paras tapa vakuuttaa auditoija.

Eteenpäin askel kerrallaan

Helpottava tieto ehkä on se, ettet ole CSRD-viidakossa yksin. Yritykset ovat vasta nyt heräämässä vaatimusten laajuuteen ja mutkikkuuteen. Vielä edellä annettujen neuvojen täydennykseksi: etene askel kerrallaan. Aloita rajauksesta ja kaksinkertaisesta olennaisuudesta. Ole kärsivällinen ja perusteellinen mutta myös realistinen ja käytännöllinen. Varmista, että kaikki CSRD:n integroinnin alkuvaiheessa tehdyt päätökset ovat loogisia ja että ne ilmaistaan selkeästi. Ja kuten jo edellä todettiin: helpota soveltamista hyödyntämällä olemassa olevia arviointeja, kehyksiä ja erityisesti asiantuntijoita. Yhdessä työskentely on, jos nyt ei kaksin kerroin hauskempaa, niin ainakin palkitsevampaa – myös silloin, kun on kyse kaksinkertaisesta olennaisuudesta ja uusista rahoitusstandardeista.