Laadukasta dataa Scope 3 -inventaariota varten

Pyydä dataa oikeilta henkilöiltä

Kun sinulla on käsitys siitä, mitä dataa tarvitaan, mieti, keneltä sitä pitää pyytää. Tähän voi mennä yllättävän paljon aikaa.

Joskus tarvittava data on saatavilla oman yrityksesi sisältä, esimerkiksi tiimeiltä, jotka tekevät tiivistä yhteistyötä toimittajien ja asiakkaiden kanssa. Asiakasvastaavilta voi pyytää kuluttajia koskevaa käyttö- ja kuljetusdataa, hankintatiimiltä dataa ostetuista tavaroista ja palveluista ja logistiikka-asiantuntijoilta kuljetusdataa.

Toimittajien toimintaa koskevaa lisädataa on kuitenkin todennäköisesti pyydettävä toimittajilta itseltään. Varaudu puhumaan useamman eri toimittajayrityksen työntekijän kanssa, ennen kuin saat yhteyden henkilöön, jolta saat tarvitsemasi datakokonaisuudet. Näin voi olla erityisesti, jos toimittajalla ei ole kovin paljon kokemusta kasvihuonekaasuinventaarioista tai jos yrityksellä ei ole hyvää tiedonhallintajärjestelmää.

Kun olet saanut selville oikeat yhteyshenkilöt, kirjaa ylös, kuka on vastuussa mistäkin datapisteestä, jotta tiedonkeruu onnistuu sujuvammin seuraavina vuosina (esimerkiksi Pakkausmateriaali Oy:n Joonas voi tehdä yhteenvedon vuosittain ostetun valmistusmateriaalin määrästä, kun taas oman yrityksesi logistiikkatiimin Laura voi laskea pakkausmateriaalien kuljettamisesta kertyvän kilometrimäärän).

Tämä tiedonkeruuprosessi kestää usein kauan, joten pyri aloittamaan keskustelut toimittajien kanssa jo varhaisessa vaiheessa. Koska edellisen vuoden (josta kuluvan vuoden inventaario tehdään) on oltava päättynyt, jotta kaikki data saadaan koottua, hyvä nyrkkisääntö voisi olla, että sidosryhmille lähetetään datapyyntö esimerkiksi loka–marraskuussa, ja tammikuussa varmistetaan, että heiltä saadaan koko vuoden tiedot. Aikataulu voi vaihdella sen mukaan, kuinka paljon dataa tarvitaan toimittajilta ja kuinka paljon sitä saadaan oman yrityksen sisältä.

Perustele datapyynnöt toimittajille

Kun olet selvittänyt sidosryhmät, joilta dataa pitää pyytää, esitä datapyynnölle perustelut, joista käy ilmi sekä inventaarion että sitä varten kerättävän datan tärkeys. Tee selväksi, että kestävä kehitys on organisaatiollesi tärkeää ja että sillä voi olla vaikutusta tuleviin liiketoimintapäätöksiin.

Muista myös, että toimittajat ja kollegasi, jotka eivät työskentele kestävään kehitykseen suoraan liittyvissä työtehtävissä, eivät välttämättä tiedä yhtä paljon Scope 3:sta tai siitä, miksi inventaario tehdään. Jos heillä ei ole käsitystä prosessista saatavasta hyödystä, heillä ei ehkä ole motivaatiota toimittaa tietoja nopeasti tai he eivät muuten täysin ymmärrä, mitä heiltä odotetaan.

Korostamalla inventaarion vaikutusta yrityksesi kestävän kehityksen strategiaan ja mahdollisia vaikutuksia toimittajien kanssa toimimiseen (esim. jos toimittajien valinnassa sovelletaan inventaarion tulosten takia jatkossa kestävän kehityksen kriteereitä), voit selventää asiaa sidosryhmille, jolloin ne todennäköisesti toimittavat alusta alkaen laadukkaampaa dataa ja niillä on myös motivaatiota nopeuttaa tiedonkeruuta ja mahdollisesti parantaa omia tiedonhallintajärjestelmiään. Muistuta heitä siitä, että yrityksesi todennäköisesti pyytää heiltä jatkossa samanlaista dataa joka vuosi. Jos mahdollista, ehdota toimittajille, että luotte yhdessä tiedonhallintajärjestelmät, jotka sopivat teille molemmille parhaiten.

Arvioi toimittajien toiminnan kestävyyden taso

Onko toimittaja julkaissut vastuullisuus- tai kestävän kehityksen raportin? Tai oletko aiemmin keskustellut toimittajan kanssa vastuullisuuteen liittyvistä aloitteista? Pyri arvioimaan toimittajien toiminnan kestävyyden taso esimerkiksi näiden kysymysten avulla ja anna heille kontekstitietoja sen mukaan, kuinka hyvin Scope 3 on heillä hallussa.

Vastuullisuuteen liittyvien asioiden huomioimisessa pidemmällä olevalla toimittajalla saattaa jo olla laadittuna liiketoiminnastaan Scope 1 ja 2 -inventaario. Sitä voidaan käyttää arvioitaessa toimittajan päästöistä sitä osuutta, joka liittyy oman yrityksesi liiketoimintaan (esim. päästöt, jotka liittyvät niiden tuotteiden valmistukseen, joita yrityksesi ostaa toimittajalta) ja jotka kuuluisivat yrityksesi Scope 3 -inventaarioon. Katso GHG-protokollan osion Corporate Value Chain (Scope 3) Accounting and Reporting Standard luvusta 8 ohjeet Scope 3 -päästöjen arvioimiseksi toimittajiesi Scope 1 ja 2 -inventaarioiden avulla.

Selvitä, ovatko toimittajat tehneet elinkaariarvioinnit

Kestävyyden suhteen pidemmällä olevilta toimittajilta kannattaa tiedustella, ovatko ne tehneet elinkaariarvioinnit (LCA) tuotteista tai palveluista, joita organisaatiosi niiltä ostaa. Elinkaariarvioinneista voidaan saada hyödyllistä päästödataa (kuten päästökerroin), joka on oman yrityksesi kannalta tarkempaa, sillä se koskee nimenomaan niitä tuotteita, joita yrityksesi toimittajalta ostaa. Näin raportoinnissa ei tarvitse käyttää kyseessä olevan toimialan keskimääräisiä päästötietoja eikä siis myöskään erikseen selvittää niitä.

Pidä kuitenkin mielessä, että laadukas toimialan keskiarvodata (toissijainen data) on silti parempi vaihtoehto kuin heikkolaatuinen toimittajalta saatu data (ensisijainen data). Tarkista aina toimittajalta saamiesi elinkaariarviointien tulosten luotettavuus ja kattavuus, ennen kuin käytät niitä päästöjen laskemiseen. CHG-protokollan taulukossa 7.5 esitetään yhteenveto ensisijaisen ja toissijaisen datan eduista ja haitoista.

Luo inventaarionhallintasuunnitelma (IMP)

Tämän kaiken hallinta – mitä dataa pitää kysyä ja keneltä ja mitä kerätyllä datalla tehdään – voi olla haastavaa. Eikä riitä, että prosessi käydään läpi kerran. Siksi kannattaakin kehittää dokumentoitu ja toistettavissa oleva tiedonkeruuprosessi, jotta inventaario voidaan seuraavana vuonna tehdä mahdollisimman tehokkaasti.

Inventaarionhallintasuunnitelma on organisaation sisäinen asiakirja, jossa kuvataan, miten organisaatio laatii kasvihuonekaasuinventaarion. Inventaarionhallintasuunnitelma auttaa ymmärtämään, mitä tietoja eri Scope 3 -luokkia varten tarvitaan, keneltä mitäkin dataa kannattaa pyytää, miten matkan varrella mahdollisesti vastaan tulevien rajoitusten kanssa toimitaan ja miten näitä tietoja voidaan lopulta käyttää yrityksesi arvoketjun päästöjen laskemiseen. Kun yrityksesi noudattaa johdonmukaista menetelmää, joka perustuu suunnitelmaan sisältyviin asioihin, vuosittaisia tuloksia voidaan vertailla tarkasti ja täyttää ulkoiset raportointivaatimukset paremmin.

Muista dokumentoida arviot, oletukset ja poissulkemiset inventaarionhallintasuunnitelmassa selkeästi ja perustella, miksi ne on tehty. Näin aiemmin tehtyä inventaariotyötä ei tarvitse kyseenalaistaa ja käytettävissä on viitedokumentti, josta helppo katsoa, mitä seuraavina vuosina tarvitaan.

Seuraavat vaiheet

Kun odottelet pyytämääsi dataa, aloita valmistelut päästöjen laskemiseksi määrittämällä, mitä laskentamenetelmiä kunkin Scope 3 -luokan osalta käytetään (katso ohjeet GHG-protokollan osiosta Protocol Technical Guidance for Calculating Scope 3 Emissions). Varmista, että saapuvat tiedot täyttävät laskentamenetelmien vaatimukset, ja ota tarvittaessa yhteyttä sidosryhmiin. Kun olet saanut kaiken datan, voit aloittaa laskentatyön Scope 3 -inventaariota varten.

Järjestelmällinen tiedonkeruuprosessi antaa valmiudet onnistua Scope 3 -inventaarion laatimisessa, vaikka kyseessä olisikin ensimmäinen kerta. Scope 3 -inventaarion avulla voidaan tunnistaa vaikutuksiltaan merkittävät päästöjen vähennystoimet ja asettaa tavoitteita toimittajien kestävyyssuorituskyvyn parantamiseksi. Kun inventaariolaskelma toteutetaan vuosittain, voidaan seurata yrityksen kestävän kehityksen strategian toteutumista suhteessa asetettuihin tavoitteisiin.

Lopuksi vielä kannattaa muistaa tämä: kun yrityksessäsi jatketaan prosessin kehittämistä ja asiat sujuvat joka kerralla paremmin, inventaariosta tulee aina vain laadukkaampi ja yrityksesi suhteet toimittajiin ja sidosryhmiin vahvistuvat entisestään.