Slik samler du inn kvalitetsdata for Scope 3-inventeringer

Finn de rette personene å be om data fra

Når du har en formening om hvilke data du trenger, må du bruke litt tid på å finne de rette personene å be om dem fra. Denne oppgaven kan være overraskende tidkrevende.

Noen ganger er de nødvendige dataene tilgjengelige internt i din egen bedrift. Vurder å kontakte medarbeidere som jobber tett med leverandører og kunder, for eksempel kundeansvarlige for data om forbrukertransport og -bruk, innkjøpsteamet for innkjøpte varer og tjenester, eller logistikkspesialister for transportdata.

Det er imidlertid sannsynlig at du må kontakte leverandørene for å få ytterligere data om virksomheten deres. Vær forberedt på å bli videresendt et par ganger før du kommer i kontakt med den spesifikke personen hos leverandøren som sitter på datasettene du trenger. Dette gjelder spesielt hvis leverandørene dine har mindre erfaring med klimagassregnskap eller ikke har robuste datahåndteringssystemer.

Når du har identifisert de rette kontaktpersonene første gang, bør du føre en logg over hvem som er ansvarlig for hvert enkelt datapunkt, slik at du kan effektivisere datainnsamlingsprosessen i årene som kommer (f.eks. kan Joe hos The Fabric Emporium oppsummere mengden bomull som kjøpes inn årlig, mens Laura fra det interne logistikkteamet kan kvantifisere kjørelengden som ligger bak transporten av bomull mellom The Fabric Emporium og klesprodusenten).

Det er vanlig at denne datainnsamlingsprosessen tar lang tid, så prøv å innlede disse samtalene med leverandørene på et tidlig tidspunkt. Siden det foregående året (som er gjenstand for inventering i inneværende år) må være avsluttet for at det skal være mulig å samle inn fullstendige data, kan en god tommelfingerregel være å ta kontakt med interessentene noen måneder i forveien for å starte datainnsamlingen, og følge opp i januar for å få tilsendt data for hele året. Tidspunktet kan variere avhengig av hvor mye data som trengs fra leverandørene, i motsetning til hva som allerede er tilgjengelig internt.

Plassering av dataforespørsler til leverandørene

Når du har identifisert de rette interessentene å kontakte, kan du starte forespørselen om data på en måte som formidler viktigheten av den oversikten du er i ferd med å utvikle, og den verdifulle rollen dataene deres spiller i denne prosessen. Gjør det klart at bærekraft er viktig for organisasjonen og kan påvirke forretningsbeslutningene fremover.

Husk at leverandører og kolleger som ikke jobber med bærekraft, kanskje ikke er like godt kjent med Scope 3 eller formålet med å utarbeide en oversikt. Hvis de ikke forstår nytten av øvelsen, er det ikke sikkert at de føler seg motiverte til å levere dataene raskt, eller at de ikke helt forstår nøyaktig hva du er ute etter fra dem.

Ved å understreke inventeringens innvirkning på bedriftens bærekraftstrategi og potensielle innvirkning på leverandørengasjementet (f.eks. hvis funnene fra inventeringene fører til at bærekraftkriterier legges til grunn ved valg av leverandører), vil interessentene ikke bare være bedre informert og mer tilbøyelige til å levere data av høyere kvalitet fra starten av, men de vil også være motiverte til å fremskynde datainnsamlingen og potensielt forbedre sine egne systemer for datahåndtering. Minn dem på at du sannsynligvis vil komme tilbake til dem med en lignende dataforespørsel hvert år fremover. Hvis du har mulighet til det, kan du tilby deg å samarbeide med leverandørene om å lage datahåndteringssystemer som fungerer best mulig for dere begge.

Vurder leverandørens modenhet når det gjelder bærekraft

Prøv å vurdere leverandørens modenhet når det gjelder bærekraft - har de publisert en bærekraftsrapport, eller har du diskutert bærekraftsinitiativer med dem tidligere? - og skreddersy mengden kontekst du deler med dem, etter hvor komfortable de er med Scope 3.

En mer moden leverandør har kanskje allerede en Scope 1- og Scope 2-oversikt for virksomheten sin. Dette kan brukes til å allokere en estimert andel av leverandørens utslipp som er relatert til virksomheten din (f.eks. utslipp knyttet til produksjonen av produktene som virksomheten din kjøper fra dem), og som hører hjemme i Scope 3-regnskapet ditt. Se kapittel 8 i GHG Protocol Corporate Value Chain (Scope 3) Accounting and Reporting Standard for veiledning om hvordan du estimerer Scope 3-utslippene dine ved hjelp av Scope 1- og Scope 2-oppstillingene til leverandørene dine.

Spør om leverandørene har gjennomført LCA-er

Hvis leverandørene dine ser ut til å ha høyere bærekraftmodenhet, er det verdt å spørre om de har gjennomført livssyklusanalyser (LCA) for de spesifikke produktene eller tjenestene som organisasjonen din kjøper fra dem. I så fall kan en LCA gi nyttige utslippsdata (inkludert utslippsfaktoren) som er mer nøyaktige for din situasjon, siden den vil kvantifisere utslippene knyttet til det eksakte produktet fra leverandøren du bruker, i motsetning til et mer generisk bransjegjennomsnitt. På denne måten slipper du også å prøve å finne en gjennomsnittlig utslippsfaktor for bransjen gjennom undersøkelser.

Vær imidlertid oppmerksom på at gjennomsnittlige bransjedata av høy kvalitet (eller sekundærdata) fortsatt er bedre enn leverandørspesifikke data av lav kvalitet (primærdata). Hvis leverandørene leverer sin egen LCA, bør du gå gjennom resultatene for å sikre at de er pålitelige og fullstendige før du bruker dem til utslippskvantifisering. Tabell 7.5 i GHG Protocol Standard oppsummerer fordelene og ulempene med primær- og sekundærdata.

Utarbeid en plan for håndtering av inventar (IMP)

Det kan være utfordrende å håndtere disse dataene - å vite hva man skal be om og fra hvem, og hva man skal gjøre med dem - og du kommer ikke til å fullføre prosessen bare én gang. Det lønner seg å utvikle en formell og repeterbar datainnsamlingsprosess, slik at den som jobber med neste års inventering, kan gjøre det så effektivt som mulig.

Dette er verdien av å lage en Inventory Management Plan (IMP) - et internt dokument som beskriver organisasjonens prosess for å gjennomføre en klimagassregnskap. En IMP kan fungere som en guide til å forstå hvilke data du trenger for de ulike Scope 3-kategoriene, hvilke kontakter du bør kontakte for å få tak i de ulike dataene, hvordan du skal håndtere begrensninger du kan støte på underveis, og til slutt hvordan du kan bruke disse dataene til å kvantifisere utslippene i verdikjeden din. Ved å følge en konsekvent metodikk basert på det som er inkludert i planen, vil du kunne sammenligne resultatene fra år til år på en nøyaktig måte og være bedre rustet til å oppfylle eksterne rapporteringskrav.

Sørg for å dokumentere estimater, antakelser eller utelatelser tydelig i IMP-en, sammen med en begrunnelse for hvorfor de er inkludert. På denne måten slipper du å stille spørsmål ved tidligere års lagerarbeid, og du har en enkel referanse til hva du trenger for senere år.

Neste trinn

Mens du venter på å motta de etterspurte dataene, kan du begynne å forberede deg på å kvantifisere utslippene ved å bestemme hvilke beregningsmetoder du vil bruke for hver Scope 3-kategori (GHG Protocol Technical Guidance for Calculating Scope 3 Emissions gir nyttig veiledning). Bekreft at dataene som kommer inn, oppfyller kravene til beregningsmetodene, og følg opp med interessentene etter behov. Når du har alle dataene klare, er du klar til å beregne Scope 3-regnskapet.

En organisert datainnsamlingsprosess vil gi deg gode forutsetninger for å lykkes med utviklingen av Scope 3-inventaret, selv om det er første gang du går gjennom prosessen. Til slutt vil Scope 3-oversikten gjøre det mulig for deg å identifisere aktiviteter med stor påvirkningskraft og sette forventninger til leverandørens bærekraftprestasjoner. Den årlige beregningen av omfanget vil gjøre det mulig for deg å overvåke resultatene av den etablerte bærekraftsstrategien i forhold til målene du har satt deg.

Og så et siste oppmuntrende ord. Du kan være trygg på at etter hvert som du bygger videre på prosessen og blir tryggere på hver eneste iterasjon, vil fortegnelsen din - og forholdet til leverandørene og interessentene - bli mer robust.