Samla kvalitetsdata för Scope 3-inventeringar

Hitta rätt personer att be om data

När ni har en känsla för vilka data som behövs, fundera på från vilka personer ni ska begära in data från. Det kan ta förvånansvärt lång tid.

Ibland går det att få fram nödvändiga data internt inom det egna företaget. Överväg att kontakta teammedlemmar som samarbetar nära leverantörer och kunder, till exempel kundkontoansvariga för data om konsumenttransport och konsumentanvändning, inköpsteamet för varuinköp och tjänster och logistikspecialisterna för transportdata.

Men troligen måste ni ändå kontakta leverantörerna för att få fler data om deras verksamhet. Var beredd på att hänvisas vidare några gånger innan ni får kontakt med rätt person hos leverantören, den som har de data ni behöver. Det gäller särskilt om era leverantörer inte har så stor erfarenhet av GHG-inventeringar eller inte har robusta system för datahantering.

När ni väl har hittat rätt kontakter, för logg över vem som ansvarar för varje specifik datapunkt så att datainsamlingen blir effektivare under kommande år (t.ex. att Johan på The Fabric Emporium kan sammanfatta mängden bomull som köps årligen och att Lena i det interna logistikteamet har uppgifter om körsträckan för transporten av bomull mellan The Fabric Emporium och klädtillverkaren.)

Datainsamlingen tar ofta lång tid. Försök därför ta kontakt med leverantörer tidigt. Föregående år (det vill säga det som inventeras under innevarande år) måste ha passerat för att det ska gå att samla in fullständiga data. Därför kan en bra tumregel vara att ställa dataförfrågan till berörda parter några månader i förväg och sedan följa upp i januari för att få alla data för förgående år. Anpassa tidsschemat efter hur mycket data som behövs från leverantörerna jämfört med vad som redan finns internt.

Skräddarsy dataförfrågningarna efter leverantörer

När ni har hittat rätt berörda aktörer är det dags att kontakta dem och fråga efter data till inventeringen. Betona hur viktig inventeringen är och hur värdefulla deras data är för processen. Understryk att hållbarheten är viktig för företaget och kan påverka affärsbeslut i framtiden.

Tänk på att leverantörer och kollegor som inte jobbar specifikt med hållbarhet kan ha begränsade kunskaper om Scope 3 och syftet med att göra en inventering. Om de inte förstår fördelarna med att lämna över data kanske de inte känner sig motiverade att svara snabbt eller inte förstår exakt vad det är ni behöver från dem.

Det är en god idé att betona att inventeringen är viktig för företagets hållbarhetsstrategi och kan påverka förhållandet till leverantörerna (till exempel om inventeringen visar att hållbarhetskriterier är viktiga för valet av leverantörer). Det ger berörda aktörer bättre förståelse. Följden blir att de troligen rapporterar data av högre kvalitet redan från början och dessutom är motiverade att göra datainsamlingen snabbt och kanske även att förbättra sina egna datahanteringssystem. Påminn dem om att ni troligen återkommer till dem med en liknande dataförfrågan varje år framöver. Om det är möjligt, erbjud ett samarbete med leverantörerna för att skapa datahanteringssystem som fungerar så bra som möjligt för båda parter.

Bedöm leverantörens hållbarhetsmognad

Försök få en uppfattning om leverantörens hållbarhetsmognad: har de en publicerad hållbarhetsrapport, eller har ni diskuterat hållbarhetsinitiativ med dem tidigare? Anpassa detaljgraden i bakgrundsinformationens efter hur bekväma leverantörerna är med Scope 3-begreppet.

En leverantör med högre hållbarhetsmognad kanske redan har en egen Scope 1- och 2-inventering för sin verksamhet. De inventeringarna kan användas för att uppskatta andelen av leverantörens utsläpp som är relaterade till företagets verksamhet (till exempel utsläpp som är förknippade med tillverkningen av produkter som ni köper från leverantören) och som skulle ingå i er Scope 3-inventering. Se kapitel 8 i GHG Protocol Corporate Value Chain (Scope 3) Accounting Reporting Standard för vägledning om att uppskatta era Scope 3-utsläpp med hjälp av Scope 1- och 2-inventeringar från leverantörerna.

Fråga om leverantörerna har genomfört livscykelanalyser

Om era leverantörer verkar ha hög hållbarhetsmognad är det värt att fråga om de har gjort livscykelanalyser (LCA) för produkter eller tjänster som ni köper från dem. En livscykelanalys kan ge användbara utsläppsdata (inklusive emissionsfaktorn) som passar era behov bättre. Det beror på att en LCA kvantifierar utsläpp som är förknippade med just den av leverantörens produkter ni använder och inte avspeglar ett mer allmänt branschmedelvärde. Då slipper ni dessutom göra en utredning för att få fram en genomsnittlig utsläppsfaktor för branschen.

Men lägg märke till att branschmedelvärden (sekundärdata) av hög kvalitet fortfarande är bättre än lågkvalitativa leverantörsspecifika data (primärdata). Om leverantörer tillhandahåller sin egen livscykelanalys ska ni bedöma hur tillförlitlig och fullständig den är innan ni använder den för utsläppskvantifiering. Tabell 7.5 i GHG-protokollstandarden sammanfattar för- och nackdelar med primär- och sekundärdata.

Ta fram en plan för hållbarhetsinventering

Det kan vara en utmaning att hantera data till inventeringen. Vad ska ni be om och från vem? Och vad ska ni göra med alla data? Dessutom är det inte bara en gång som företaget ska genomföra processen. Det lönar sig att inrätta en formell process för datainsamling som kan återanvändas, så att den som ansvarar för nästa års inventering kan arbeta så effektivt som möjligt.

Därför är det värdefullt att skapa en plan för hållbarhetsinventering (IMP, Inventory Management Plan) – ett internt dokument som beskriver en organisations process för genomföra en GHG-inventering. En IMP kan fungera som vägledning om vilka data som behövs för de olika Scope 3-kategorierna, om att hitta rätt kontakter för att få olika typer av data, om att hantera hinder och begränsningar under vägen och i slutändan om hur insamlade data används för att kvantifiera utsläpp i er värdekedja. Med en konsekvent metod som bygger på det som ingår i planen går det att göra grundliga jämförelser av resultaten från år till år och vara bättre rustad för externa rapporteringskrav.

Var noga med att dokumentera uppskattningar, antaganden och uteslutningar tydligt i er IMP och komplettera med motiveringar. Då behöver ni inte ifrågasätta inventeringsarbete som gjorts tidigare och det blir lätt att ta fram hänvisningar som behövs längre fram.

Nästa steg

I väntan på efterfrågade data kan ni förbereda kvantifieringen av utsläpp genom att välja beräkningsmetoder för varje Scope 3-kategori (i GHG Protocol Technical Guidance for Calculation Scope 3 Emissions finns användbar vägledning.) Verifiera att data som kommer in uppfyller kraven för beräkningsmetoderna och följ upp med berörda aktörer om det behövs. När alla data finns till hands är ni redo att göra Scope 3-inventeringen.

Med en välorganiserad process för datainsamling är ni väl förberedda för att göra en Scope 3-inventering även om det är första gången. Så småningom ger Scope 3-inventeringen underlag för effektiva åtgärder som minskar utsläppen och mål för förbättringar av leverantörernas hållbarhetsprestanda. Utifrån den årliga inventeringen kan ni se hur er fastställda hållbarhetsstrategi fungerar jämfört med uppsatta mål.

Och slutligen lite uppmuntran: I takt med att ni bygger vidare på processen och blir kunnigare och mer erfarna för varje gång blir både inventeringsprocessen och förhållandet till leverantörer och berörda aktörer mer robust.